רגע זורקת פצצה – לא באמת אפשר לנהל את הזמן. הזמן הוא משאב נתון. מה שכן אפשר לנהל זה את עצמנו בתוך הזמן. "ניהול זמן" נכון הוא מיומנות חיונית לחיים האישיים והמקצועיים ויש לו השפעה ישירה על ההישגים שלנו.
מעבר לזה שאני עצמאית שמנהלת חברה, מלווה עשרות חברות ומדריכה אלפי עובדים אני גם אמא לשלושה ילדים עם חוגים, ביקורי רופא וסתם שיעורים, בת זוג, חברה, פעילה התנדבותית בכמה מרכזים, ועד הורים בכיתות של הילדים ואפילו יו"ר הנהגת ההורים של הבית ספר של הבנות. איך יש לי זמן להכל?! אז הנה הסוד – אין לי. אז איך אני בכל זאת מספיקה לעשות את הכל או לפחות את הרוב?
קבלו 5 טיפים לניהול זמן בצורה אפקטיבית
1. פוקוס – הציבו מטרות ברורות
במהלך היום יש לנו הרבה יותר משימות ממה שנוכל למלא! החליטו מה המטרות והיעדים להיום. רק להיום. היו ממוקדים על מה עליכם להשיג היום – על שאר המשימות נדבר אח"כ, אל תדאגו, הם לא יעלמו.
הגדרת מטרות היא הצעד הראשון לניהול זמן אפקטיבי. השתמשו בשיטת SMART לקביעת מטרות: שיהיו ספציפיות, מדידות, ברות השגה, רלוונטיות ובעלות מסגרת זמן.
לדוגמא: המטרה שלי להשיג היום 3 פגישות חדשות עם לקוחות שלא מכירים אותי.
הקדישו כמה דקות בכל ערב/ בוקר לתכנון היום הבא. השתמשו ביומן דיגיטלי או פיזי כדי לרשום את המשימות שלך ולסדר אותן לפי סדר עדיפויות.
2. מה יגרום לי לתחושת הצלחה
כולנו מבינים שתכנון זה נחמד ובפועל המציאות לא תמיד מסתדרת כמתוכנן. פאנצ'ר בגלגל, ילד חולה, לקוח מאתגר…כל אלה יכולים להוציא אותנו מפוקוס ולגרור אותנו לניהול עצמי של כיבוי שריפות עד שמגיעים בסוף היום הביתה ואומרים "לא הספקתי כלום היום".
חווית ההצלחה שלנו כאנשים היא קריטית ליצירת מוטיבציה אישית ולניהול המוטיבציה במסגרת הזמן, לכן, מתוך סל המטרות והיעדים להיום בחרו את אלה שיתנו לכם את תחושת ההצלחה, עוגנים שלמרות כל הבלת"מים מסביב – הם אלה שאתם חייבים לבצע.
3. הגדירו סדרי עדיפויות
לא כל המשימות שוות בערכן ואנחנו כבני אדם נוטים להגיב ל"אש" – כלומר למשימות דחופות (או כאלה שאנחנו מגדירים כ"דחופות") – במקום לפעול מתוך תכנון.
התחילו עם המשימות החשובות והמורכבות ביותר כאשר רמות האנרגיה שלך בשיאן. היעזרו במטריצת ניהול זמן כמו שיטת איזנהאואר, שמחלקת משימות לפי דחיפות וחשיבות, תעזור לך להבין מה דורש טיפול מיידי ומה ניתן לדחות או להאציל לאחרים.
- חשוב ודחוף – מבצעים מיד
- חשוב ולא דחוף – שמים ביומן
- לא חשוב ודחוף – אם אפשר, להאציל
- לא חשוב ולא דחוף – לשקול לוותר
הכוח האמיתי הוא במשימות ה"חשובות אך לא דחופות" – אלה שבונות את העסק והחזון בטווח הארוך.
4. הכי קשה לנו לשחרר
אנשים נוטים לחשוב ש"אם אני לא אעשה את זה, זה לא ייעשה טוב", אבל זו מלכודת בשנים האחרונות נכנסו לשוק עשרות פיתוחים טכנולוגיים שמסייעים לבעלי עסקים ולמנהלים לנהל את היום שלכם בחוכמה – בין אם זו מערכות CRM או אפליקציות לניהול פרוייקט, תזמון פוסטים, חשבוניות אוטומטיות, ניוזלטרים, תוכנות לכתיבת מצגות וצ'אט GPT. אל תעשו את מה שאפשר לתת לאחרים או לאוטומציה לעשות את זה בזמן קצר יותר.
השקעה באוטומציה: תמיד תשאלו את עצמכם- מה מתוך מה שעשיתי אפשר היה להאציל או להפוך לאוטומטי?
5. הכירו את "שואבי זמן"
"שואבי זמן" הם הגורמים הסמויים והגלויים שגונבים לנו את הדקות והשעות לאורך היום – לפעמים בלי שנשים לב. ניתוח שלהם והפחתה מכוונת יכולים להחזיר לך שליטה אמיתית על הזמן שלך. הנה כמה דוגמאות:
התראות ומיילים קופצים
- איך זה שואב זמן? כל התראה, גם קצרה, שוברת את הריכוז ודורשת כמה דקות לחזור למיקוד. לדוגמה: אתה עובד על פרזנטציה, קופץ מייל – אתה "רק מציץ", ומוצא את עצמך עונה על שלושה אחרים תוך כדי…
- פתרון: לבטל התראות פוש, לבדוק מיילים בזמנים קבועים (למשל: 10:00, 13:00, 16:00).
שיחות חולין וזמן מסכים
- איך זה שואב זמן? שיחה קטנה במטבחון, גלילה ברשתות החברתיות – כל אחת נראית קטנה, אבל הן מצטברות.
- פתרון: תכנון "הפסקות יזומות", למשל כל שעתיים – הפסקה של 10 דקות. זה מפחית את ההסחות הלא-מתוכננות.
פגישות מיותרות או ארוכות מדי
- איך זה שואב זמן? פגישות רבות הן ללא סדר יום ברור, בלי תכלית, או שנמתחות הרבה מעבר למה שנחוץ.
- הפתרון:
- לשאול: האם אפשר לפתור את זה במייל או שיחת טלפון של 5 דקות?
- לקבוע פגישות של 25 דקות במקום 60.
- להציב מטרה ברורה לפגישה מראש.
תנהלו את עצמכם – לא את הזמן שלכם
רובנו מתמודדים עם אינספור משימות ותחושת לחץ תמידית, אבל האמת הפשוטה היא שאין באמת דבר כזה "ניהול זמן" – יש רק ניהול עצמי בתוך מסגרת הזמן שניתנה לנו. כדי להפיק את המקסימום מהיום שלנו, חשוב להפסיק לנסות להספיק הכל – ולהתחיל להתמקד בדברים שבאמת מקדמים אותנו: מטרות ברורות, סדרי עדיפויות, אוטומציה חכמה, שחרור שליטה, והכרה בגורמים שבולעים לנו את הזמן בלי שנשים לב.
המיומנויות האלו אינן מולדות – אפשר (וצריך!) ללמוד אותן. אם את/ה בעל/ת עסק, מנהל/ת צוות או פשוט מישהו שרוצה להספיק יותר בפחות זמן ולהרגיש בשליטה על היום שלו – זה הזמן להיעזר בכלים הנכונים ואחד מהם הוא פשוט להתקשר אלי: