אתה מתעורר בבוקר, נוהג למשרד וחושב על הדברים שיש לך לעשות היום – “אני צריך לדבר עם… לכתוב את הדוח של… לדאוג לילדה לתור לרופא…” ועוד ועוד ועוד משימות אישיות ועסקיות … המון משימות ומשהו אחד ברור לך- לא תספיק לעשות את כולם היום.
הגעת למשרד, לקחת קפה והתיישבת להתחיל את כל מה שתכננת ואז – בלת”מ – עובד נכנס וצריך דחוף לעכשיו, הקולגה מתקשר ואומר שחשוב חשוב לפנות לזה זמן עכשיו, הגננת מתקשרת ואומרת שיש עכשיו בעיה… וכולם רוצים כאן ועכשיו! וכל מה שתכננת – נעלם.
ובסוף היום, על הספה מול הטלויזיה אתה חושב לעצמך – לא הספקתי כלום היום!
מוכר לך?!
ניהול זמן הוא אתגר מהותי לכל מנהל, אך חשוב להבין שמונח זה עשוי להיות מטעה. למעשה, לא ניתן לנהל את הזמן עצמו — מה שאנחנו יכולים לנהל הוא את עצמנו ואת הפעולות שלנו בתוך הזמן שיש לנו.
ניהול זמן אפקטיבי הוא אומנות של איזון, בין משימות דחופות לחשובות, בין עבודה למנוחה, ובין זמן אישי למקצועי. ניהול עצמי במודעות ובמכוונות הוא מה שיביא אותנו להצלחה ולתוצאות הרצויות.
אז רגע לפני שנצלול לטכניקות לניהול עצמי בתוך מסגרת הזמן – קחו כמה טיפים כללים להגברת האפקטיביות שלכם:
ניהול עצמי בתוך הזמן
ניהול עצמי בתוך הזמן אינו מתמצה רק בניהול המשימות אלא גם בניהול האנרגיה האישית שלנו. להקדיש זמן למנוחה ולפיתוח אישי הוא קריטי לשמירה על פרודוקטיביות לאורך זמן.
כאשר אנחנו דואגים לבריאות הנפשית והפיזית שלנו, אנחנו מצליחים להתמודד טוב יותר עם האתגרים שמזמן לנו היום יום, זה כולל הכרה של הרגלים פחות יעילים, הבנת האופן שבו אנחנו מבלים את זמננו, והיכולת לבצע התאמות כאשר דברים אינם מתנהלים כמתוכנן.
הימנעו מבזבזני זמן
בזבזני זמן דיגיטאליים
בממוצע, אנשים מבלים כ-6 שעות ביום בדיגיטל, כולל שימוש באינטרנט, מדיה חברתית, צפייה בסרטונים ושימוש באפליקציות שונות. אוי לבהלה אם שכחנו את הטלפון בבית או חלילה את הסיסמא לרשתות החברתיות – הקפידו על מינון נכון של צריכה דיגיטאלית. הדברים החשובים באמת נמצאים בעולם הפיזי מולכם – ילדים, משפחה, טבע – ולא בעולם האונליין שמלא בהנדסת תודעה ומשטה בכם למציאות אוטופית (לא כולם בחו"ל, עושים ספורט ויושבים במסעדות כל היום)
בזבזני זמן פרסונאליים
אנשים אשר מעכבים אתכם מלהשיג את המטרות והיעדים שלכם בעיקר מתוך פחדים אישיים שלהם. כאלה שיגידו לכם "למה זה לא יעבוד", כאלה שלא תורמים לכם מקצועית ואישית ורק מורידים לכם את האנרגיה.
הבחינו בין משימות דחופות למשימות חשובות
משימות דחופות הן כאלה שדורשות תגובה מידית, כמו טיפול באירועים בלתי צפויים או בעיות שצריכות פתרון מהיר. לעומת זאת, משימות חשובות הן כאלה שמביאות לתוצאות משמעותיות בטווח הארוך ומשפיעות על מטרות הארגון והצמיחה האישית שלנו.
על מנהלים להקצות זמן יומיומי לפעולות חשובות, גם אם הן אינן דחופות, כדי למנוע מצב שבו כל היום שלנו מתמלא בדברים דחופים ולא חשובים.
אחת מהשיטות היעילות לניהול עצמי היא קביעת עוגנים — זמנים קבועים לפעולות מסוימות במהלך היום. עוגנים אלו יכולים לכלול פגישות שבועיות עם צוות, זמן קבוע לבדיקת דוא"ל או פגישות אישיות להתפתחות מקצועית. כאשר אנו מקבעים עוגנים אלו, אנחנו מספקים לעצמנו מסגרת מסודרת שעוזרת לנו להתמקד במשימות החשובות ולהימנע מהסחות דעת.
תכנון
מי שלא מתכנן לא מגשים, לא חייבים לתכנון לפרטי פרטים, תכננו את הרבעון הקרוב את החציון, את השנה הקרובה. שימו מול העיניים את הדברים שחשוב לכם שיקרו, שצריך לטפל בהם.
ניהול זמן אפקטיבי הוא איזון בין משימות דחופות לחשובות, עבודה ומנוחה, זמן אישי ומקצועי. ניהול עצמי במודעות ובמכוונות הוא המפתח להצלחה ולתוצאות הרצויות. באמצעות הבחנה חדה בין דחוף לחשוב, קביעת עוגנים, מודעות לניהול זמן אישי וניהול אנרגיה, מנהלים יכולים למקסם את הפוטנציאל שלהם ולשמור על איזון בריא בין מקצועי לאישי.
ניהול עצמי נכון לא רק שיביא להצלחה בארגון אלא גם לשיפור באיכות החיים הכוללת. ואם אתם זקוקים לדחיפה קלה בנושא, בואו לסדנת פיתוח המנהלים שלנו.