כתיבת תוכנית עבודה שנתית היא הבסיס של כל עסק להגיע ליעדים העסקיים שלו ולחוות הצלחה.
בואו נגיד שהמטרה שלנו השנה היא להעלות את כמות המכירות שלנו ב 20% – מה זה אומר? איזה מוצר שלי יכול לתת לי את הקפיצת מדרגה? מי סוג הלקוח שלי שאליו אני פונה – האם זה אותו אחד שפניתי אליו שנים או לטובת הגידול אני מרחיבה את קהל הלקוחות שלי? איך אני יודעת שאני בכיוון הנכון לגידול? לכל השאלות האלה יש תשובות והן צריכות לקבל ביטוי התוכנית העבודה השנתית על מנת שנוכל להגיע ליעדים העסקיים שלנו.
התוכנית השנתית מספקת לנו מסגרת ועוגנים על מנת לבנות דרך יציבה להשגת המטרות. התוכנית השנתית מורכבת לא מהיעדים העסקיים אלא גם מהדרך להשגתם וכוללת את פירוט המשימות והצעדים שאנחנו צריכים לעשות ומתי כדי להצליח.
כתיבת תוכנית עבודה טובה מאפשרת תכנון מראש, מה שמפחית אי-וודאות ומקל על חיזוי בעיות פוטנציאליות.
שלב ראשון: מבט לאחור
אז רגע לפני שנתחיל בואו נסתכל על השנה שחלפה ונבין מה היה לנו: מה הפער בין היעד לביצוע בפועל ומה הסיבה לכך, מה עבד לנו יותר ומה פחות, ננסה לנתח האם היו דברים חדשים שמשפיעים עלינו השנה (לדוגמא נכנסו מתחרים חדשים), באיזה מחלקות / מוצרים הייתה לנו עליה ולעומת זאת באיזה מקומות/ מוצרים הייתה ירידה ועוד… ללמידה נכונה של השנה החולפת יש ערך מוסף גבוה בהכנת תוכנית עבודה אפקטיבית לשנה החדשה, יש לה יכולת לתת לנו ראייה רחבה יותר על מנת שנוכל להתכונן טוב יותר לשנה הנוכחית.
שלב שני: הגדרות ויעדים
אז רגע לפני שאנחנו שבאים לכתוב תוכנית עבודה חשוב לשים לב:
- מהן המטרות שלכם השנה? כתבו מטרות הקשורות להגדרת התפקיד שלכם ולחלק עליו אתם אחראים כמנהלים- לפעמים אנחנו מתפזרים בין החלום למציאות וכוללים בתוך תוכנית העבודה חלקים שאין לנו שליטה עליהם במסגרת התפקיד שלנו – השתדלו להתרכז במה שיש לכם שליטה עליו – אם חלק מתוכנית העבודה כוללת להביא "משפיען" רשת שילווה את המותג ויכניס אינספור לידים אך זו החלטה של מחלקת השיווק ולא שלך – אין טעם שהיא תופיע כיעד בתוכנית העבודה שלך.
- לא פחות מידי ולא יותר מידי – תוכנית העבודה השנתית צריכה להציג יעדים שאפתניים של גדילה אך בד בבד להיות ריאלית ומותאמת למצב הקיים בשוק ובארגון – חשוב מאד כי היעדים יהיו ניתנים למדידה כמותית ואיכותית. הצעות גידול בביצועים בצורה לא פרופורציונאלית רק תכניס לחץ למערכת ותייצר אפקט של חוסר הצלחה, יעדים נמוכים מידי יכולים לייצר אפקט הפוך של תחושת הצלחה שלא תתורגם להצלחה כלכלית בסוף השנה. הקפידו לתת יעדים ריאליים שניתן למדוד הן ברמת הכמות ולא פחות חשוב ברמת האיכות.
- הכל עיניין של זמן – לכל יעד יש את הזמן שלו והקצב שלו – חשוב מאד לראות שמחלקים את היעדים בצורה הכי נכונה מבחינת זמנים. לדוגמא אם המוצר החדש שלי יהיה חזק יותר בחודשי הקיץ אז הגידול המשמעותי לא יהיה ברבעון הראשון של השנה. חלקו את השנה ל-4 רבעונים – עצירה ודיוק של התוכנית השנתית מאפשרת לנו להתאים את עצמנו לשוק העסקי הדינאמי, ככה לא נופתע בסיום בשנה ונצמצם אי וודאות. קבעו שגרה פעם ברבעון סטטוס תכנון מול ביצוע.
- חלוקה נכונה של ערוצי הכח שלנו בעסק – חשוב לתת תשומת לב ל4 הערוצים המרכזיים ועליהם תוסיפו התאמות לתפקיד שלכם – ניהול יעדים-צמיחה, חניכה מקצועית, עקומת למידה ואירועים מיוחדים. בכל אחד מתחומים אלה הגדירו את המשימות שצריך לבצע על מנת להשיג את היעד בהצלחה – לדוגמא: חניכה מקצועית – פעם ברבעון להביא את מחלקת הדרכה לחיזוק מיומנויות מקצועיות. מעבר לכך תנו תשומת לב לניהול העובדים, שיווק ופרסום, מוצרי פוקוס ועוד…
- השאירו מקום לשינויים מפתיעים. (שוק דינאמי כבר אמרנו…)
שלב שלישי: מודל SMART
מודל SMART של דר’ פיטר דרוקר הוא מודל יעיל ואפקטיבי לקביעת מטרות ולהבטחת השגתן.
ראשי התיבות של SMART מייצגים חמישה מרכיבים חשובים:
- ספציפי (Specific): המטרה צריכה להיות ברורה ומדויקת. במקום לקבוע מטרה כללית כמו "שיפור מכירות", יש לקבוע מטרה מסוימת כמו "הגדלת מכירות המוצר X ב-20% במהלך הרבעון הקרוב".
- מדוד (Measurable): חשוב שהמטרה תהיה ניתנת למדידה. מדידה מאפשרת להעריך את ההתקדמות ולבחון אם המטרה הושגה. לדוגמה, "הגדלת מספר הלקוחות החדשים ב-50" היא מטרה שקל לעקוב אחריה.
- השגה (Achievable): המטרה צריכה להיות ריאלית ולא מחוץ להישג יד. יש לוודא שישנם המשאבים והכישורים הנדרשים להשגת המטרה. מטרה שאינה ברת השגה עלולה להוביל לאכזבה ולתסכול.
- רלוונטי (Relevant): המטרה צריכה להיות בעלת חשיבות והשפעה ישירה על הצלחה כללית של הצוות או המחלקה.
- מוגבל בזמן (Time-bound): חשוב לקבוע מועד סיום ברור להשלמת המטרה. מועד זה עוזר לשמור על ממד הזמן ולוודא שהמטרה לא נשארת פתוחה ללא הגדרה.
תוכנית עבודה שנתית טובה תסייע לארגון לשמור על מיקוד, לשפר את הביצועים ולהשיג את יעדיו בצורה יעילה ומוצלחת. שימוש במודל SMART להגדרת מטרות יכול להבטיח שהתוכנית תהיה ברורה, מדידה ובר השגה, מה שיתרום להצלחת הארגון בטווח הארוך.
בקורס פיתוח המנהלים שלנו, בין היתר, אנו גם לומדים לעומק על מודל SMART ויותר חשוב, על איך ליישם אותו בארגון שלנו.